Maneno ya barua pepe za kitaaluma kwa Kiingereza: salamu, maombi, kuomba tena

Barua pepe ya kitaalamu kwa Kiingereza inajumuisha hatua tatu za wazi: salamu, kuwasilisha ombi, kisha kufunga. Trap ya kawaida? Kuandika please kila mahali. Hapa kuna kifaa cha maneno ya asili, pamoja na sauti inayofaa na tofauti chache za UK/US.

Vikundi muhimu vya barua pepe ya kitaalamu

Kabla ya kauli, fikiria muundo. Kichwa wazi, salamu inayofaa, sentensi inayosema kwa nini unandika, ombi halisi pamoja na muda, shukrani, kisha kufunga na saini yako. Mifano michache inaweza kusaidia sana:

• Kusema moja kwa moja lengo: "Ninaandika ili..." (ninaandika ili...).
• Kutoa muktadha mfupi: "Kuhusu ripoti ya Q3..."
• Kuweka hatua maalum na muda: "Je, unaweza kutuma faili hiyo kabla ya Jumanne?"
• Kushukuru bila kupita kiasi: "Asante kwa msaada wako."
• Kuchagua kufunga inayofaa na sauti (rasmi dhidi ya ya kirafiki).

Salamu na ufunguzi wa asili

Chagua kulingana na umbali na muktadha. Katika kesi nyingi za kitaalamu za sasa, "Hi + Jina la Kwanza" inafanya kazi vizuri; kwa mawasiliano ya kwanza rasmi, "Dear" inabaki kuwa salama.

• Dear Bi/Bwana + Jina la Mwisho, — rasmi na heshima unapokuwa hujui mtu.
• Dear Jina la Kwanza, — rasmi lakini ya joto zaidi ikiwa tayari umeshawasiliana.
• Hi Jina la Kwanza, — kawaida katika biashara, sauti ya kawaida na ya kisasa.
• Hello timu, — kwa kuandika kwa kikundi (safi na jumuishi).
• To whom it may concern, — rasmi sana, kuhifadhiwa kwa maombi ya jumla (nadra).
• Dear Meneja wa Ajira, — maombi na HR, wakati jina halijulikani.

Kuwa na ombi kwa adabu (bora kuliko please)

Siri ni kupunguza ombi kwa kutumia modal (could, would), kueleza kwa nini ikiwa ni muhimu, na kutoa muda wa kweli. Mifano michache yenye ufanisi:

• Je, tafadhali, unaweza kunitumia slides zilizosasishwa? — moja kwa moja lakini kwa heshima, ya kawaida sana.
• Je, unaweza kushiriki seti ya data? — kwa tahadhari, juhudi kidogo iliyofichika.
• Nilikuwa najiuliza kama unaweza kuangalia hii kabla ya Alhamisi. — ni laini sana na inaheshimu muda.
• Je, inawezekana kupanga simu ya haraka kesho? — inachunguza uwezekano, hakuna shinikizo.
• Nitashukuru ikiwa unaweza kuthibitisha kupokea. — inasisitiza shukrani inayotarajiwa.
• Wakati una muda, je, unaweza kuidhinisha ombi? — sauti ya kupumzika lakini wazi.
• Tafadhali unaweza kutuma ankara? — inatumika katika timu nyingi za Uingereza, ni laini zaidi kuliko "Tafadhali tuma" pekee.

Fuata kwa ustadi

Baada ya siku chache bila majibu, fuata kwa ufupi, bila kulaumu, na ongeza hatua inayotarajiwa + pendekezo jipya la muda.

• Ninafuata kuhusu takwimu za Q3 — je, una habari zozote?
• Nilitaka kuangalia kama ulikuwa na nafasi ya kuangalia barua yangu ya awali.
• Kama ukumbusho wa haraka, tarehe ya mwisho ni Jumanne ijayo. Je, unaweza kuthibitisha?
• Ikiwa umepuuzia, ninarejesha faili hapa.
• Ninarudi kwenye mjadala huu — niko tayari kusaidia kuendeleza.
• Ikiwa ni rahisi, tunaweza kushughulikia hii kwenye simu ya haraka. Nini kinafaa kwako?

Hitimisho na saini bora

Patanisha hitimisho na ujumbe uliobaki. Kushukuru mara moja inatosha. Epuka ahadi zisizo na uhakika ikiwa hujatarajia majibu.

• Salamu za dhati, — rasmi ya kawaida, inafaa kila mahali.
• Salamu za upendo, — inachukuliwa kuwa na joto kidogo zaidi (inatumika sana Uingereza).
• Salamu, — fupi na isiyo na upande, inatumika sana katika biashara.
• Asante nyingi, — tumia wakati mtu amekusaidia kwa kweli.
• Asante mapema, — inaweza kuonekana kama kujitukuza; tumia tu ikiwa makubaliano yana uhakika.
• Kwa dhati, — rasmi sana, hasa kwa barua au muktadha wa kisheria.
• Kila la heri, — rafiki lakini kitaaluma ikiwa mnafahamiana tayari.

Uzoefu wangu

Mwanzo, nilikuwa naandika "please" kila mahali… na baadhi ya barua pepe zilikuwa na sauti kavu zaidi kuliko nilivyotarajia. Niliporejea kusikiliza wenzangu wa Kiingereza, niliona kwamba modali zilifanya kazi yote ya adabu. "Could you…", "Would it be possible…" hubadilisha mara moja sauti, hasa ikiwa kuna muda wazi. Sababu nyingine: usiweke mzuka kwenye ufuatiliaji. Mistari rahisi, hatua inayotarajiwa, faili iliyoambatanishwa ikiwa inafaida, na basi. Tangu wakati huo, nina orodha ndogo tayari kwa ajili ya kunakili na kubandika ambayo ninabadilisha kulingana na muktadha.

Jinsi ya kujifunza

Unda "kit cha barua pepe" chako mwenyewe: salamu 5, mitindo ya ombi 7, ufuatiliaji 5, na kufunga 6. Andika upya na mada zako halisi (ankara, mikutano, vitu vinavyotolewa). Unaweza kuhifadhi sentensi hizi katika moduli Kamusina uzirejee mara kwa mara. Na ikiwa unataka mtazamo wa haraka wa kitamaduni, ukurasa Kiingerezaunakupa viwango vya manufaa.

Ili kwenda mbali zaidi

Usajili na tofauti za kikanda zina umuhimu. Miongozo mingi inathibitisha kwamba katika mazingira ya kitaaluma ya kisasa, "Hi + Jina la kwanza" inafaa kwa barua pepe nyingi, wakati "Dear + Kichwa/Jina la mwisho" bado inashauriwa kwa mawasiliano ya kwanza rasmi au katika muktadha wa kisheria. Kuhusu kufunga, "Kind regards" inatumika sana nchini Uingereza, wakati "Best" au "Best regards" mara nyingi hutawala upande wa Marekani, ingawa matumizi yanatofautiana kulingana na timu na sekta. Mwelekeo haya yanapatikana katika rasilimali kama mwongozo wa OWL wa Purdue kuhusu adabu ya barua pepe (Purdue OWL) na mwongozo wa mtindo wa GOV.UK kwa barua pepe (GOV.UK). Kumbuka kwamba uhusiano ni muhimu: daima badilisha chaguo lako kulingana na umbali wa kihierarkia, utamaduni wa kampuni na historia ya mawasiliano. "Could you…?" moja inaweza kuonekana kuwa ya moja kwa moja kwa mtu usiyemjua, nzuri kwa mwenzi wa kazi, na dhaifu katika mnyororo wa dharura. Badilisha modal (could/would), ongeza muda (kwa Ijumaa), na eleza sababu ili uwe na sauti ya kitaalamu na ya heshima.